گردش کار اجرایی و مالی پروژه‌های ساختمانی

در این پست قصد دارم تا مبحث گردش کار اجرایی و مالی در پروژه‌های ساختمانی را با جزئیات بیشتری برای شما شرح دهم.

گردش کار پروژه‌های ساختمانی

در پروژه‌های ساختمانی مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه بر اساس صورت جلسه، جلسات منظمی با کارفرما یا سازنده دارد. صورت جلسه یا دستور جلسه یک اصل مهم در این نوع جلسات است که شامل یک سری موارد است. مواردی مثل موضوع مورد بحث، اتفاقات و مشکلات جاری هنگام کار به همراه تاریخ و ساعت که باید امضا و بایگانی شود و نسخه‌ای از آن را مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه داشته باشد.

کنترل پروژه در پروژه‌های ساختمانی

از دیگر فرآیندهای گردش کار اجرایی و مالی لزوم پرداختن به بحث کنترل پروژه، مدیریت زمان و منابع در جلسات هفتگی است. همچنین دستور کار اجرایی هفته آینده در صورت جلسه باید به طور کلی منعکس شود و بدانیم که در هفته پیش رو چه کارهایی قرار است انجام شود. به لحاظ اجرایی با پیمانکاران قرارداد مکتوب داشته باشیم که قبلاً به این موضوع در پست دیگری به صورت مفصل پرداخته‌ایم. نسخه‌ای از قرارداد و فرم صورت وضعیت پیمانکار که خلاصه‌ای از اطلاعات کلی او مانند دستمزد، کیفیت کار و زمانبندی است باید در اختیار مدیر پروژه باشد.

فرم گزارش روزانه کار اجرایی و مالی

یکی از اصلی ترین و مهم ترین فرم‌‌هایی که سر پروژه ها تنظیم و تکمیل می‌شود، فرم گزارش روزانه پروژه است. در این فرم تمامی ورود و خروج‌های افراد و مصالح، پیمانکاران حاضر در پروژه و ریز فرآیندهای گردش کار اجرایی و مالی ثبت می‌شود. من به شخصه اولین بار این فرم‌ها را در شرکتی که سال 1382 پیمانکار بودم دیدم. شرکت تویو ژاپن در عسلویه که به صورت روزانه همه چیز در این فرم‌های گزارش ثبت می‌شد. من این فرم‌ها را بومی سازی و ویرایش کردم و در پروژه‌ها استفاده می‌کنم. انجام و ثبت گزارش روزانه موضوع بسیار مهمی است که همیشه بر آن تاکید دارم. حتی در یکی از پروژه‌ها که کار برای 3 ماه تعطیل شده بود، باز هم مدیر پروژه به صورت روزانه به سر پروژه می‌رفت و گزارش را ثبت و بایگانی می‌کرد.

فرم درخواست کالا یا خدمات

یک سری فرم در خواست خرید کالا و یا خدمات داریم که در آن دقیقا ذکر می‌شود چه مقدار کالا برای چه کاری نیاز داریم. برای مثال سرامیک می‌خواهیم و میزانش را بر اساس برآوردی که صورت گرفته است در قالب درخواست به دفتر تدارکات و زنجیره تامین ابلاغ می‌کنیم. زنجیره تامین در برابر درخواست، کالا را استعلام و فرایند تدارک را پیش بینی می‌کنند. در مرحله بعد کالای مورد نظر را در زمان مورد نیاز مدیر پروژه، توسط واحد لجستیک تحویل می‌دهند.

ما حتی فرم درخواست کارگر روزانه داشتیم که تعداد کارگر مورد نیاز و اتمام کارشان در انتهای روز را مشخص می‌کرد. البته مدتی است که دیگر کارگر روزمزد برای امور اجرایی نمی‌گیرند. در حالت کلی اگر نیاز به خدمات این چنینی هم باشد فرم درخواست به کارفرما داده می‌شود. تمام کارهایی که کارگران روزمزد انجام می‌دهند نیز در گزارش روز کارگاه ثبت می‌شود و جزو روند گردش کار اجرایی و مالی در پروژه‌های ساختمانی است.